Enquanto as principais consultorias globais apontam eficiência financeira e otimização de custos como prioridades centrais dos CFOs para 2026, a realidade operacional das empresas brasileiras revela um gargalo crítico: a gestão de viagens corporativas, que movimenta mais de R$ 60 bilhões anualmente no país, ainda consome tempo excessivo em tarefas manuais e gera perdas significativas por falta de estruturação. Empresas podem evitar desperdícios de até US$ 45 mil com apenas 200 viagens anuais quando implementam processos adequados, segundo levantamento da The State of Business Travel Survey.

O tempo desperdiçado equivale a quase três dias de trabalho semanais consumidos por tarefas operacionais que poderiam ser estratégicas. Em microempresas, 59% dos próprios donos ou sócios acumulam essa responsabilidade, dividindo-se entre apagar incêndios e tentar gerir o negócio.

"A eficiência financeira do orçamento de viagens e despesas corporativas não pode começar no fechamento. Ela precisa começar antes, no momento da decisão", afirma Pedro Góes, CEO da Paytrack, plataforma completa de gestão de viagens e despesas corporativas. "Chamamos isso de economia preventiva: organizar a operação para que decisões melhores aconteçam antes do dinheiro sair, e não depois que ele já foi embora."

O conceito vai de encontro às recomendações das principais consultorias do mundo. Estudos recentes da Gartner, Deloitte, PwC e Horváth apontam que CFOs globalmente priorizam otimização de custos, melhora de forecast e tecnologia como alavancas essenciais para 2026. No Brasil, segundo o Evermonte Institute, CFOs estão migrando para uma atuação mais analítica e orientada por impacto, com eficiência e produtividade no topo da agenda de investimentos.

Quanto vale a desorganização

Viagens corporativas movimentam mais de R$ 60 bilhões anualmente apenas no Brasil, de acordo com dados do setor. Mas empresas que não estruturam a gestão dessas despesas podem evitar perdas de até US$ 45 mil com apenas 200 viagens anuais, segundo levantamento da The State of Business Travel Survey.

Os desperdícios não aparecem apenas no valor das passagens. "Bilhetes não voados, créditos de passagens esquecidos, tarifas inadequadas que geram custos com cancelamentos, compras de última hora que chegam a custar 70% mais caro esses são os custos invisíveis que comprometem o orçamento sem nunca aparecer claramente como gasto", explica Góes.

A Paytrack atua justamente nesse ponto crítico: no fluxo real de trabalho, onde as escolhas são feitas. Na prática, a plataforma orienta colaboradores sobre o melhor momento para comprar passagens considerando a antecedência, variação de preços e histórico por rota. O resultado são economias superiores a 70% no orçamento de viagens, sem reduzir o volume de deslocamentos.

Da operação ao estratégico

O impacto vai além dos números. Empresas que adotam as soluções conseguem reduzir o tempo de fechamento financeiro em até X vezes e alcançam níveis de conformidade próximos de 95% já nos primeiros seis meses de implementação.

"A transformação mais profunda acontece com o profissional que está à frente da gestão", destaca o CEO da Paytrack. "Quando o dia a dia deixa de ser tomado por microproblemas, sobra tempo e clareza para atuar de forma estratégica. Você passa de operador sobrecarregado para gestor de orçamento de Travel & Expense."

A mudança se alinha ao que as consultorias identificam como tendência global. A Deloitte aponta em seu relatório "Finance Trends 2026" que CFOs com maior responsabilidade por custos e tecnologia alcançam melhores resultados, enquanto a PwC destaca que líderes financeiros passam a comandar a transformação digital e governança de dados.

A solução também integra compra de passagens e reserva de hotéis, gestão de políticas de viagens, prestação de contas automatizada e controle de múltiplas formas de pagamento, cartões corporativos, adiantamentos, reembolsos e fundo fixo em uma única plataforma.

"Menos exceções, menos custos invisíveis, mais controle real do orçamento", resume Pedro Góes. "Quando a sua operação é organizada, o ruído diminui, as regras ficam claras no momento da decisão e os desperdícios invisíveis começam a aparecer e ao mesmo tempo começam a desaparecer."

A abordagem da empresa se conecta diretamente às conclusões das consultorias sobre 2026: previsibilidade financeira e governança como fatores críticos (Gartner), automação e análise estratégica gerando economia mensurável (Deloitte), e decisões baseadas em dados sustentando eficiência financeira (Evermonte Institute).

Para o CEO da Paytrack, a mudança vai além da tecnologia. "Eficiência financeira, nesse contexto, deixa de ser apenas um indicador corporativo e passa a fazer parte da evolução e crescimento profissional de quem está à frente da gestão", conclui.

Sobre a Paytrack

A Paytrack possui a solução completa para gestão de viagens e despesas corporativas. Por meio de uma plataforma totalmente integrada, atende mais de 7 mil empresas de diversos setores, com mais de 1 milhão de usuários. Com sede em Blumenau - SC, e escritório em São Paulo - SP, a empresa gerencia mais de R$5 bilhões em despesas corporativas por ano. A inovação está totalmente associada ao DNA do negócio, e investimentos em inteligência artificial já estão sendo realizados, com o objetivo de orientar decisões com precisão, antecipar cenários e transformar a forma como os clientes planejam e efetivam suas viagens.

Assessoria